押さえておきたい大人のメール術

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イラスト/大串ゆうじ

年度初めのバタバタが一段落したこの時期。職場のフレッシュな後輩たちに先輩として、具体的な仕事の内容だけでなく、上手に仕事をこなすためのテクニックやビジネスマナーを教える機会も増えるのではないでしょうか。そこで今回は、いまどきの仕事でもっとも重要な存在となっている「メール」を、より効率的に社会人にふさわしいマナーで活用するために役立つアプリをご紹介していきましょう。

まずは、スマホで作成したメールの送信日時が自由に指定できる「送信予約メール Free」。移動や残業中に作成したメールを、相手が読みやすい時間にあわせ届けることで、マナー違反が防げるだけでなく、スキマ時間を有効活用できるようになる優れものです。

移動中にメールをチェックしているときにありがちな「返信忘れ」や「内容の読み間違い」を防いでくれる「Gmail&Exchange用メールアプリ」も、忙しいビジネスマンには重宝するアプリのひとつ。重要なメールを再度表示させるリマインド機能のほか、送ったメールが開封されたかどうかを追跡する機能もあるので、コミュニケーションをより確実にすることができます。

マナーを守る社会人としては、電車や公共の場での迷惑電話にも注意したいところ。とはいえ、慣れないうちは仕事先からの電話を無視するかどうかの判断が難しいはずです。そんなときに教えてあげたいのが、この「留守番メール」。固定電話からの着信を拒否した場合でも、電子メールで拒否した理由を説明するメッセージ送信ができるので、安心してマナーが守れるようになることでしょう。

見積書を送る際のあいさつ状や展示会へのお誘いメールなど、定型メールの書き方について聞かれた際には「メールのマナー」が役立つはず。オンオフ含め豊富な文例が用意されており、新人ならずとも参考になる文面が見つかりそう。知ったかぶりをせずに済むので、後輩からの好感度アップにも貢献してくれるのでは?

そして最後にご紹介するのが、仕事に追われるビジネスマンなら避けて通れない「ドタキャン」のお詫びや言い訳を丁寧かつスマートにこなす手伝いをしてくれる「ドタキャンの言い訳(社会人用)」。百戦錬磨を感じさせる華麗な言い訳のしかたを教えてあげれば、信頼度もかなり高まるはずです。

後輩に教えてあげるのはもちろん、自分でこっそりと使えば同期や先輩からも一目置かれること間違いなしなアプリばかり。上手に活用して、ビジネスの荒波をすいすいと乗り越えてみてはいかがでしょう?

 

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